• Hộ chiếu gốc – ký hộ chiếu (còn hạn 6 tháng) + Hộ chiếu cũ (nếu có)
• 02 Hình 4.5cm × 3.5cm (Chụp 6 tháng trở lại / Nền trắng / Kích thước đầu từ 32–36mm / Lộ ngũ quan / Không đeo kính, không cười, không chỉnh sửa)
• CCCD/CMND

• Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động rõ ràng, ghi rõ thông tin nơi lưu trú (địa chỉ, số điện thoại)
• Lịch trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một; trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau có thể ghi: từ ngày … tháng … năm ~ đến ngày … tháng … năm
• Lịch trình lưu trú phải được viết bởi công ty/tổ chức tiếp nhận phía Nhật Bản
• Trường hợp đào tạo ngắn hạn, phải ghi rõ chi tiết chương trình đào tạo, nơi đào tạo, người chịu trách nhiệm hướng dẫn, có đào tạo thực tập hay không, có tiền phụ cấp đào tạo từ phía công ty tiếp nhận hay không và các nội dung phí phụ cấp cụ thể

Lưu ý quan trọng: Lưu trú với mục đích đào tạo ngắn hạn có những điều kiện nhất định, vui lòng tham khảo phần chú ý đối với trường hợp đào tạo ngắn hạn.

• Giấy xác nhận công việc (ghi rõ thời gian công tác, lương, chức vụ) hoặc Hợp đồng lao động
• Quyết định cử đi công tác
• Giấy phép đăng ký kinh doanh công ty cử nhân viên đi công tác – Photo
• Hợp đồng hợp tác giữa công ty Nhật Bản và Việt Nam

Lưu ý: Chủ doanh nghiệp đứng tên trên giấy phép kinh doanh thì không cần Giấy xác nhận công việc và Quyết định cử đi công tác.
Trường hợp khách có nơi sinh trong Passport thuộc khu vực miền Bắc (từ Đắk Lắk, Phú Yên trở ra) cần cung cấp giấy tờ chứng minh đang sinh sống tại miền Nam.

• Thư bảo lãnh (theo mẫu lãnh sự)
• Thư lý do mời (theo mẫu lãnh sự)
• Danh sách người được mời – Trường hợp có nhiều người cùng xin visa (Form lãnh sự)
• Lịch trình lưu trú (theo mẫu lãnh sự, ghi cụ thể ngày đi, ngày về, mã hiệu chuyến bay, quá trình hoạt động tại Nhật)
• Sao y sổ đăng ký pháp nhân Tokibo mới nhất (không quá 3 tháng)

Lưu ý: Những giấy tờ trên có thể scan in ra, không cần bản gốc.

• Hình 3.5 x 4.5cm
• Passport gốc
• Form khai
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người mời (Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn,…); nếu là bạn bè thì hình chụp chung, thư từ qua lại
• Giấy tờ chứng minh đang sinh sống tại miền Nam (trường hợp nơi sinh trong Passport thuộc khu vực miền Bắc)

• Giấy tờ chứng minh công việc (HĐLĐ, ĐKKD,…)
• Sổ tiết kiệm và Xác nhận số dư sổ tiết kiệm
• Sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất
• Giấy tờ sở hữu tài sản khác: nhà đất, hợp đồng cho thuê, xe hơi, cổ phiếu

• Thư bảo lãnh (theo mẫu lãnh sự)
• Giấy lý do mời (theo mẫu lãnh sự)
• Lịch trình lưu trú – ghi rõ ngày đi, ngày về, quá trình hoạt động tại Nhật (theo mẫu lãnh sự)
• Danh sách người được mời – Trường hợp có nhiều người cùng xin visa (theo mẫu lãnh sự)
• Photo mặt passport của người mời
• Photo 2 mặt thẻ cư trú của người mời
• Giấy xác nhận cư trú của người mời

Trường hợp người bên Nhật (người mời) chi trả toàn bộ chuyến đi, cần thêm:

• Chứng minh công việc hoặc giấy xác nhận công việc của người mời
• Giấy đóng thuế thu nhập cá nhân 3 tháng gần nhất của người mời
• Sổ tiết kiệm hoặc xác nhận ngân hàng của người mời

• Giấy này bắt buộc phải có, ngay cả trường hợp không cần giấy bảo lãnh. Phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại.
• Phải ghi rõ cụ thể tất cả các nơi viếng thăm tại Nhật Bản và nội dung các hoạt động; không được ghi chung chung như “thăm thân nhân” mà phải ghi rõ quá trình đưa đến việc bảo lãnh, các hoạt động và các nơi viếng thăm.

• Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động rõ ràng, ghi rõ thông tin nơi lưu trú (địa chỉ, số điện thoại)
• Chương trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một; trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau có thể ghi: từ ngày… tháng… năm… đến ngày… tháng… năm…
• Chương trình lưu trú phải được viết bởi người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật Bản